La crise sanitaire a obligé de nombreuses entreprises à instaurer le travail à domicile afin de maintenir un niveau d’activité. Que ce soit via le système réglementé du télétravail ou en home office, être efficace en dehors du bureau n’est pas toujours simple. Nous l’avons vu dans l’un de nos articles précédents où nous expliquions comment mettre en place le télétravail au sein de son entreprise.
Heureusement, des outils existent pour gérer vos projets, vos tâches quotidiennes, rester au contact de vos collaborateurs tout en maintenant votre productivité. MOFFI vous propose un tour d’horizon des différentes outils digitaux permettant d’optimiser le home office.
Des outils intuitifs facilitants la gestion de projets
Asana, Monday, Trello
Aujourd’hui, de nombreux outils de gestion de projet sont disponibles sur le marché. Les plus connus sont Asana, Monday ou encore Trello. Globalement, leurs fonctionnalités sont similaires. Ils permettent aux collaborateurs d’avoir une vision globale sur leurs missions en cours et à venir. Asana, par exemple, est très axé sur la gestion des tâches. Cela ne se limite pas à établir une liste de toutes les missions mais implique également de les mener de leur création à leur achèvement.
Miro, le tableau blanc collaboratif
Miro est une application proposant un tableau blanc interactif sur lequel les collaborateurs peuvent interagir. La plateforme dispose d’une variété d’outils tels que le stylo, des autocollants de différentes formes, des cadres, un tchat, un journal d’activité, etc., ce qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux, des notes, ainsi que d’ajouter des liens.
Travailler à distance avec simplicité
Google Workspace & Office 365 Entreprise
Google Workspace est la suite d’outils et de logiciels de Google, entièrement destinée aux professionnels. Rapide à mettre en place, simple à utiliser et sécurisée, son objectif est d’optimiser les performances des entreprises grâce à des systèmes collaboratifs en temps réel. Déjà adoptée par de nombreuses entreprises du Nasdaq et du CAC40, Google Workspace est l’une des solutions les plus sûres et efficaces du marché. Chez MOFFI, nous utilisons Google Workspace au quotidien afin de partager des documents et travailler de façon collaborative sur les différentes tâches.
Office 365 est un autre outil incontournable sur le marché des logiciels bureautiques. De nombreux grands groupes l’utilisent également pour collaborer en interne. Pour la version “Basic”, on retrouve les traditionnels Microsoft Word, Excel ou PowerPoint accessible en mode collaboratif, une messagerie personnalisée avec un espace de stockage Onedrive et l’accès à Microsoft Teams.
Slack, l’outil référence de la communication en entreprise
Comme indiqué dans le titre, Slack est l’outil de référence en matière de communication interne. Cette plateforme réunit tous vos flux de communication, offrant à chacun un espace de travail partagé, où les conversations sont organisées et accessibles. Il permet ainsi aux équipes d’échanger, de partager des documents, de collaborer, etc., d’où qu’ils soient. Autre avantage de Slack, sa possibilité de synchronisation avec de nombreux outils tels que Zapier, GitLab ou Pipedrive. Il est également possible de le connecter à Lemtalk et ainsi recevoir les demandes de chat directement dans votre messagerie Slack.
Leeway, pour gérer ses contrats en ligne
Leeway est une solution digitale vous permettant de gérer et négocier vos contrats en ligne, de façon sécurisée et collaborative. De la création du brouillon au suivi, en passant par la signature électronique (partenariat avec Docusign) et la négociation, la “contrathèque” intuitive et intelligente de Leeway intervient dans l’intégralité du cycle de vie du précieux document. En période de home-office, cet outil est un véritable atout dans la gestion de toutes vos tâches contractuelles.
Kannelle, la vidéo pour tous
Kannelle est la solution qui vous permet de réaliser des vidéos professionnelles en moins de 15 minutes. Grâce à une aide à la captation et un montage automatique, l’application devient simple à utiliser. Des scénarios prêts à l’emploi permettent de gagner du temps lors de la réalisation. Aujourd’hui, ¼ des entreprises du CAC 40 utilisent Kannelle dans leur stratégie de décentralisation pour ainsi donner la main à leurs collaborateurs
Maintenir le lien entre les collaborateurs grâce aux outils home office
MOFFI, l’outil de gestion des espaces de travail
En plus du flex office, MOFFI est un outil permettant également la gestion du home office. Avec la nouvelle application disponible depuis le 12 octobre, il est désormais possible pour chaque collaborateur de déclarer une journée de home office depuis son smartphone. Intuitif et simple d’utilisation, MOFFI peut être mis en place au sein de toutes les structures souhaitant faire preuve de flexibilité dans leur gestion du travail.
TeamMood, pour une meilleure gestion de l’humeur au travail
Cet outil peut s’avérer très pratique pour les managers. TeamMood permet de suivre le bien-être au quotidien de vos collaborateurs et ainsi ajuster votre management en fonction. Les membres de l’équipe répondent à un petit questionnaire qu’ils reçoivent chaque jour par mail.
Swile, une carte resto et cadeau
Swile est une application dédiée à la vie d’équipe. Elle propose plusieurs fonctionnalités : célébration des anniversaires, cagnotte gratuite, remboursement entre collègues, partage d’addition, messagerie, organisation d’événements, commande groupée de déjeuners. Et, en plus de tout cela, votre compte titre-restaurant et votre compte bancaire apparaissent dans l’application.
Droit à la déconnexion
Take a break, please
Take a break, please est une application de productivité qui vous encourage à… prendre une pause. Pour cela, il assombrit votre écran pendant un petit laps de temps, selon un horaire que vous avez fixé préalablement. Simple à utiliser et à configurer, il avertit même lorsque votre pause est imminente.
Forest, pour rester concentré
Forest est une application mobile qui permet de se couper des flux numériques pour notre bien (et celui de notre productivité). Elle s’allie également à une œuvre de charité afin de motiver les utilisateurs et leur proposer un objectif de bien commun. Le principe est simple, à chaque fois que vous souhaitez faire une pause loin de votre téléphone, vous lancez l’application et plantez un arbre virtuel. L’application doit fonctionner au minimum 25 minutes durant lesquelles votre arbre poussera. Quittez Forest pour répondre à un message ou aller sur les réseaux sociaux et l’arbre meurt. L’outil est également disponible sur navigateur. Pour éviter les distractions, les utilisateurs peuvent créer une “blacklist” des sites qui mettent leur concentration en danger (et donc, leur arbre virtuel.)
Et il en existe plein d’autres ! La crise sanitaire et le développement du télétravail favorisent le développement de ce genres de solutions. Nul doute que d’ici quelques mois, de nouveaux outils pour le home office devraient encore faire leur apparition.