Un homme en home office

8 conseils pour être efficace en télétravail

MOFFI est une startup qui propose des solutions de smart office et nous pratiquons le télétravail depuis plus de 3 ans maintenant. Nous avons et avons eu des collaborateurs à Valenciennes, Combloux, Montpellier, Bangalore, Stockholm, Montréal ou encore à Berlin.
Aujourd’hui, nous souhaitons vous partager notre expérience à travers 8 conseils pour être efficace en télétravail.

1. Un espace de travail dédié

Un ordinateur et un téléphone posés sur un bureau dédié, les outils essentiels pour être efficace en télétravail

Un espace dédié à votre travail à la maison est primordial. Travailler depuis votre canapé, votre chaise de cuisine ou même pire, votre lit (ne jugez pas), c’est l’assurance d’une journée désorganisée et soumise à toutes les tentations les plus contre-productives : X-Box, frigo, télévision, guitare… La liste est longue et elle vient s’ajouter à l’offre infinie de distractions sur Internet qui nous tend déjà les bras à chaque instant. 

Un environnement dédié vous offrira un cadre où vous vous sentirez immédiatement au travail et concentré. L’idéal étant, si vous disposez d’un logement suffisamment grand, d’aménager un vrai bureau. Cela vous permettra également une importante séparation entre vie professionnelle et vie privée. Vous devez savoir quand vous êtes au travail et quand vous êtes en temps libre. À défaut, vous vous exposez à un dangereux mélange qui n’est profitable ni à la vie pro, ni à la vie perso. 

2. Un point d’équipe quotidien et des routines

Faire le point quotidiennement en 2-3 minutes, avec pour seul ordre du jour : ce que j’ai fait la veille, ce que je fais aujourd’hui et mes éventuelles difficultés ou remarques.

Créer des points de rendez-vous très fréquents permet de garder le contact, maintenir proximité et transparence. Nous n’avons pas tous la même capacité à aborder ces nouvelles formes de travail et il est important de ne laisser personne sur le bord de la route. 

Un groupe de personnes rassemblées en rond, les mains les unes sur les autres

Aussi, il est important d’intégrer une routine journalière si vous voulez éviter de finir votre dernier dossier le soir ou même la nuit. 

Mangez à heure fixe en prenant au minimum 60 minutes. Une vraie pause le midi est indispensable pour repartir de bon pied l’après-midi et souffler. 

Ajustez votre emploi du temps sur les mêmes plages horaires que vos collègues. Vous resterez ainsi disponible pour eux et vice versa. A tout moment, le travail à distance doit rester conciliable avec le travail en équipe !

3. Utiliser des outils collaboratifs intuitifs et simples

Être efficace en télétravail, ça passe aussi par l’utilisation d’outils adaptés. Profitez de cette période pour digitaliser votre organisation de travail avec les tableurs et documents partagés (Excel, Word, Google Sheets, Google Docs…) dans le cloud (Google Drive, Microsoft Azure, OVH Cloud…)

Une visio peut paraître rebutante mais apporte l’avantage de se concentrer sur l’essentiel. Comme pour chaque réunion productive, il est impératif :
– d’être à l’heure 😉
– de limiter la réunion à 45 minutes (mettez un chronomètre si besoin)
– d’avoir un ordre du jour
– de partager les objectifs attendus
– de laisser un temps de parole à chacun
– et de conclure et de donner les next steps 

Bon à savoir : pensez à couper votre micro lorsque vous ne prenez pas la parole, cela évite les bruits parasites.

Il est également important de bien distinguer ce qui doit être communiqué par mail (pour garder une traçabilité des échanges) ou par messagerie instantanée (pour avoir de la réactivité et de l’échange en direct).

Si vous n’êtes pas encore équipé(e) d’outils, voici quelques outils gratuits pour vous permettre de vous lancer :
Slack : plateforme de messagerie instantanée professionnelle pour communiquer efficacement en équipe
Whereby : outil de visioconférence pour vos rendez-vous pro ou vos réunions entre collègues.

4. Des objectifs clairs et datés

Une tasse à café posée sur un agenda, bien s'organiser pendant son télétravail

Si l’on manque de cadre, le télétravail peut provoquer un regain de procrastination ou une chute brutale de la productivité. Ce piège est réel et constitue le principal danger du télétravailleur. 

Fixez-vous des tâches à la journée ou à la semaine. Jamais au mois car c’est une durée trop longue et un retard peut s’avérer irrattrapable. Écrivez noir sur blanc vos objectifs dans votre agenda ou votre carnet de bord, afin de savoir exactement où vous en êtes. 

L’alignement entre les collaborateurs et manager doit être clair. Vos objectifs doivent être SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel). Et vos missions doivent être définies précisément.

Vous pouvez par ailleurs mettre en place un feedback mensuel avec une météo pour chaque collaborateur (pour exprimer l’équilibre vie pro/vie perso, les priorités, les missions et objectifs de la période, avec des échéances 1 mois / 3 mois / 6 mois…)

5. Vision et valeur partagées

L’équipe de direction et les managers doivent veiller à ce que la vision et les valeurs de l’entreprise soient bien comprises et partagées par tous. Ils doivent également s’assurer de maintenir un alignement clair avec l’ensemble des équipes sur les priorités.

6. Garder le lien social avec humour

Groupe de personnes souriant bras dessus, bras dessous

Le meilleur moyen d’entretenir la bonne humeur au travail est le même que dans la vie de tous les jours. Un peu d’humour (bien dosé) permet souvent d’instaurer une ambiance conviviale et d’inciter à l’échange. C’est aussi un précieux allié lorsqu’il est question d’aborder des thématiques parfois plus sensibles, le tout avec douceur et bienveillance.

De plus, l’utilisation des emojis ou autres GIF permet de mieux faire passer les messages en illustrant ses propos.

Si toutefois la communication semble mal passer, n’hésitez pas à lancer un appel téléphonique ou une visio pour ne pas rester sur un ressenti négatif. La disparition du langage non verbal peut être interprété différemment par chacun.

Surtout, dites-vous bien que vos collègues sont bienveillants même si parfois leurs mots à l’écrit peuvent paraître un peu bruts. 😉

7. Sortir de chez soi

Le travail à la maison c’est formidable et épanouissant. Cependant, on a tous besoin de relations sociales et d’air frais pour notre équilibre. Se rendre une journée par semaine dans un espace de coworking est un excellent moyen de garder un contact avec le monde professionnel extérieur, dans le cas où votre équipe est trop éloignée. 

Alors certes, la période actuelle ne le permet pas vraiment, mais dès que vous en aurez à nouveau l’occasion, essayez-vous au coworking !

8. Faire du sport 

Réveillez-vous à heure fixe, de préférence à la même heure que si vous alliez au bureau, ainsi vous pourrez profiter du temps de transport autrefois perdu pour vous préparer au mieux pour votre journée. Un festin en guise de petit déjeuner, le dernier épisode de Game of Thrones, un peu de sport… chacun trouvera comment occuper ce temps supplémentaire.

Lire aussi « Une morning routine en 5 étapes pour être au top de la productivité »

Actuellement, on vous conseille d’en profiter pour faire du sport. Une activité physique quotidienne vous permettra de rester en forme et d’évacuer votre stress.

Deux personnes courant sur une zone piétonne

Vous l’aurez compris, les opportunités du télétravail sont grandes et il ne tient qu’à vous de les saisir ! Digitaliser son entreprise, être plus agile, mieux gérer son équilibre pro et perso… vous avez maintenant les clefs pour être efficace et réussir votre expérience de télétravail ! Le tout en réduisant l’impact environnemental (c’est pas beau, ça ?).

Nous espérons que ces quelques tips vous permettront de gagner en efficacité et efficience dans votre expérience de télétravail. C’est désormais à vous de jouer pour fixer vos propres règles d’autodiscipline !

Prenez soin de vous et de vos proches 👍