Les espaces de travail sont en constante évolution. La crise sanitaire a accéléré ce changement en développant davantage le besoin d’optimisation des espaces au sein des entreprises. Les coûts immobiliers augmentent depuis plusieurs années, notamment en Île de France, et parallèlement, les employés ne travaillent pas constamment sur site. Avant la crise, le taux d’occupation moyen des postes de travail était compris entre 50 et 70% du temps, du fait des RTT, congés, déplacement, réunions, etc. Il faut maintenant prendre en compte le facteur du télétravail, qui fait encore diminuer ces chiffres. Pour faire face à cela, beaucoup d’entreprises repensent l’aménagement de leurs espaces en les rendant plus petits, plus flexibles et plus intelligents. Cela passe par la mise en place et l’utilisation d’outils smart office tels que les solutions de réservation d’espaces, les affichages numériques pour améliorer la signalétique dans le bâtiment ou encore des accès sécurisés et connectés.
Définition du smart office
Comme son nom l’indique, le smart office est un environnement de travail intelligent.
Associé à de nombreux outils innovants, il améliore significativement l’expérience collaborateur et renforce indirectement la marque employeur. De nombreuses entreprises optent désormais pour ce concept innovant et tous ses avantages pour accompagner la mise en place de leur outil de flex office.
Le smart office est généralement source de bien-être pour les collaborateurs.
Il permet également d’être plus attractif aux yeux des talents. Mettre à disposition des environnement de travail plus avancés sur le plan technologique est efficace afin d’attirer et fidéliser les employés les plus prometteurs. Avec la généralisation du home office, les collaborateurs sont de plus en plus exigeants sur la qualité de leur lieu de travail et attendent que ce dernier soit mieux équipé que leur domicile. Par ailleurs, l’environnement de travail doit s’adapter aux activités des collaborateurs comme le propose l’Activity-based Working.
Les nouvelles technologies au coeur de votre démarche smart office
Réservation d’espaces
La réservation d’espaces de travail représente un enjeu de plus en plus important aux yeux des entreprises. Une gestion minutieuse des réservations permet de mieux comprendre les logiques d’occupation des espaces et, in fine, de les optimiser au mieux.
Dans une démarche de smart office, mettre en place un outil de gestion des espaces est souvent la première étape à suivre. Avec MOFFI par exemple, fini la perte de temps pour trouver un poste disponible une fois sur site. En quelques clics, vous réservez votre poste de travail directement depuis votre mobile ou votre ordinateur.
Accès sécurisés et connectés
Rendez vos espaces intelligents dès l’entrée dans le bâtiment. Pour cela, vous pouvez opter pour des accès sécurisés et connectés (bâtiments, zones spécifiques, casiers). Le concept est simple : vous passez votre badge ou votre smartphone devant le détecteur et la porte s’ouvre automatiquement. Cela peut être mis en place pour l’ensemble de vos espaces de travail, à savoir vos espaces partagés, bureaux privatifs ou salles de réunions.
Concernant les solutions existantes sur le marché, MOFFI se connecte avec Welcomr. Nous permettons ainsi d’intégrer cet outil smart office dans leur stratégie d’optimisation des espaces de travail.
Cartographie indoor
La mise en place de la cartographie indoor offre de nombreux usages et avantages. La personne utilisant la visualisation du plan interactif sur son smartphone peut se repérer plus facilement dans un bâtiment. Son interaction avec les objets connectés décuple les possibilités d’utilisation.
Dans le cas des entreprises, les collaborateurs pourront trouver aisément une salle de réunion libre, un(e) collègue ou encore un équipement (une imprimante, par exemple). Associée à une démarche de smart office, la géolocalisation permet d’améliorer les conditions de travail des collaborateurs et d’en faciliter la gestion.
Personnalisation des espaces de travail
Que diriez-vous d’avoir votre nom affiché en temps réel sur le bureau que vous venez de réserver ? C’est possible avec le smart office ! En connectant votre outil de réservation d’espaces de travail avec une solution numérique comme Z#BRE, vous serez en mesure de personnaliser au maximum vos bâtiments.
Z#BRE fait justement partie de l’écosystème MOFFI. Ainsi, après avoir réservé votre poste de travail, le nom du collaborateur ainsi que les horaires de la réservation s’affichent immédiatement sur l’écran.
Comment rendre ses espaces de travail intelligents ?
Le smart office est un environnement de travail intelligent, particulièrement centré sur l’humain. Avant d’intégrer cette solution, il faut donc prendre en compte les besoins des collaborateurs en termes d’utilisation des bureaux et des salles de réunion. Les technologies et les services doivent être complémentaires et adaptés à l’humain travaillant dans l’entreprise.
La première étape est donc de réfléchir aux problématiques actuelles. Par exemple, les collaborateurs perdent du temps et se frustrent face aux salles de réunion réservées, mais peu occupées ? En rendant vos espaces intelligents grâce à la cartographie(Mapwize), combinée aux capteurs de présence (Z#BRE) et la remise à disposition des salles non occupées (MOFFI), ils pourront voir en temps réel si les salles sont disponibles ou non et ainsi effectuer une réservation dès l’apparition de leur besoin.
Le smart office doit être intégré efficacement dans l’organisation du travail. Pour cela, il faut s’assurer que les espaces soient conçus de manière flexible : accès sécurisé, géolocalisation indoor, etc. Ce projet est souvent lié à un projet plus global de smart building. Et MOFFI travaille en partenariat avec des intégrateurs audiovisuels de qualité pour imaginer une expérience incroyable dans tout le bâtiment : salles de réunions efficaces, projet accueil digital, affichage dynamique…
L’utilisation des nouvelles technologies qui sont de plus en plus présentes dans les environnements de travail favorise le développement du smart office. Pour qu’elles soient efficaces, elles doivent être intégrées intelligemment et répondre notamment au besoin de bien-être des collaborateurs. Dans l’organisation de travail d’une entreprise, le smart office comme le flex office permet d’améliorer significativement l’expérience de travail. Il répond aux enjeux organisationnels qui se sont grandement développés lors de la crise sanitaire. Tout est dans le détail. Les bureaux de demain seront intelligents, vivants mais surtout… adaptés aux collaborateurs !