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Flex office : Comment la flexibilité peut-elle favoriser le retour au bureau des collaborateurs ?

Depuis le début du mois de septembre, le télétravail n’est plus obligatoire au sein des entreprises. Les collaborateurs ont donc la possibilité de revenir au bureau à 100%. Mais cela est-ce vraiment leur volonté ? La question mérite d’être posée. Il faut dire qu’après plusieurs mois de travail à la maison, les retours d’expérience varient d’un collaborateur à un autre. Certains ont grandement apprécié le fait de pouvoir travailler dans le calme, loin des agitations des open space. Alors que pour d’autres, le télétravail a plutôt été synonyme d’isolement. Ces derniers seront évidemment heureux d’effectuer leur retour sur site.

Mais alors, comment satisfaire tout le monde ? Est-ce vraiment possible ? Chez MOFFI, nous pensons que oui. Pour cela, il faut faire preuve de flexibilité. Le collaborateur doit être au centre de sa stratégie Digital Workplace et l’organisation doit être adaptée en fonction. La rentrée de septembre a été l’occasion pour de nombreuses entreprises de lancer officiellement cette nouvelle organisation en interne. 

Possibilité de revenir sur site pour les collaborateurs qui en ressentent le besoin

Comme nous l’avons vu en introduction, certains collaborateurs n’ont pas bien vécu cette longue période de home office. Le fait de ne plus avoir de contact avec les collègues peut développer un sentiment d’exclusion et de démotivation. Il est donc important pour les entreprises de prendre en compte le niveau de bien-être en télétravail pour ensuite adapter sa stratégie. Grâce à une organisation flex office, ces collaborateurs auront la possibilité de revenir progressivement au bureau selon les droits qui leur sont accordés.

Par exemple, l’entreprise peut décider d’autoriser les collaborateurs à venir au maximum trois jours par semaine au bureau en laissant libre le choix des jours. Cela implique également de définir des jauges maximales de présence. L’objectif étant d’éviter que tous les employés soient sur site en même temps où qu’il n’y ait personne. Car oui, en plus de favoriser le bien-être, le flex office doit permettre de piloter et surtout d’optimiser l’occupation des espaces de travail. Les entreprises réduisent ainsi la surface totale de leurs espaces et par la même occasion, les frais immobiliers. 

Associer flexibilité et bien-être

Pour satisfaire les collaborateurs qui apprécient le télétravail, le flex office permet de le maintenir actif dans l’organisation. En effet, ils peuvent choisir de travailler dans le lieu dans lequel ils se sentent le mieux et où ils peuvent travailler le plus efficacement. L’objectif de cela est de miser sur le bien-être en se montrant à l’écoute et ouvert vis-à-vis des requêtes en interne. 

En plus de la flexibilité, le bien-être peut être favorisé à travers d’autres facteurs. On peut penser au mobilier de bureau, au management ou à l’environnement de travail en général. Concernant le mobilier, il peut être intéressant de miser sur la modernité en instaurant la technologie au cœur de la stratégie Workplace. Lorsqu’ils ont un appel téléphonique à passer ou une visioconférence, les collaborateurs peuvent se placer dans des cabines acoustiques, ou bulles de confidentialité.. Totalement insonorisées, elles sont conçues pour maintenir une atmosphère calme, idéale pour une mission nécessitant une grande concentration. 

Comment mettre en place le flex office ? 

Tout d’abord, il est important de comprendre d’où vient le projet de flex office et quel est le besoin initial. Par exemple, cela peut être dû au fait que les collaborateurs ont expérimenté le télétravail lors des précédents confinements et qu’ils se sentent plus efficaces de cette façon. Cela peut aussi s’expliquer par un manque de surface dû à la hausse des effectifs. Ensuite, il faut travailler sur l’aménagement de ses espaces en se posant les bonnes questions : sont-ils assez grands ? sont-ils adaptés aux missions et aux besoins des collaborateurs ? En fonction des réponses, des aménagements seront probablement nécessaires pour les rendre plus modernes et fonctionnels. 

Pour profiter pleinement de ses avantages, le flex office doit être piloté. Pour une petite entreprise, il est éventuellement possible de gérer cela avec un outil gratuit et partagé comme Google Sheet. Cependant, on en devient rapidement limité. De plus, rien n’étant automatisé, gérer et suivre toutes les réservations d’espaces prend un temps assez dingue. Pour faciliter tout ce processus, la meilleure solution est d’opter pour un logiciel flex office spécialisé dans la gestion des espaces de travail.

Avec MOFFI, le collaborateur réserve son poste en quelques clics. Il peut également déclarer sa journée de home office directement depuis son smartphone ou son ordinateur. Pour compléter ce service flex office, MOFFI s’intègre également avec des solutions externes. Ces partenariats permettent d’ajouter des affichages numériques ou encore de gérer les contrôles accès de tous les espaces. Cet environnement connecté, aussi appelé smart office, a un impact positif sur la motivation des collaborateurs au travail puisqu’il joue considérablement sur leur bien-être. 

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