Flex office et digital : pourquoi utiliser une solution pour gérer son organisation hybride?

Depuis plusieurs années, de nouveaux modes de travail hybrides ont émergé au sein des organisations. De nouveaux termes sont également apparus ces derniers temps comme le flex office, le home office et le smart office. À travers cet article nous vous expliquerons concrètement leurs significations, leurs caractéristiques et différences et comment mettre en place un logiciel de gestion de travail flexible au sein d’une organisation.

Les nouvelles méthodes de travail flexibles se sont développées et se sont accentuées ces dernières années avec la crise de la COVID-19 et ses multiples confinements. On entend par nouvelles méthodes de travail, le travail flexible alliant bureau et télétravail ; “home office” consistant à optimiser son espace de travail à la maison et coworking regroupant un espace de travail partagé et un réseau de travailleurs.

Le concept de travail hybride est cependant loin d’être récent. Il a été mis en place pour la première fois dans les années 1990 par les grands cabinets de conseils. Les méthodes de travail traditionnelles existent toujours aujourd’hui mais sont beaucoup moins pratiquées. Progressivement, elles sont délaissées au profit de ce nouveau management moderne où chaque collaborateur est flexible dans sa façon de travailler.

Mais alors, comment s’organiser avec ces nouvelles méthodes de travail? Dans cet article, nous verrons l’importance d’utiliser un outil flex office tel que MOFFI afin de gérer son organisation en mode hybride.

Définition du bureau flexible

Le bureau flexible ou “flex office” offre aux salariés une expérience de travail inédite. Habituellement, lorsqu’un salarié se rend sur son lieu de travail, il dispose d’un poste à son nom, que ce soit en open-space ou dans un bureau individuel. Avec le flex office, ce n’est plus le cas ! Le salarié arrive au bureau et s’installe là où il le souhaite et selon ses préférences et missions. Les besoins des salariés peuvent évoluer au fil de la journée et selon les travaux confiés, inutile alors de disposer d’une salle de réunion toute la journée qui n’est utilisée que 30 minutes. 

De plus, tous les espaces de l’entreprise sont partagés ! Que ce soit les équipements comme les ordinateurs, les tablettes tactiles ou les câbles de chargement : le salarié est nomade et s’installe là où il sera le plus productif : canapé, bureau individuel, open-space, salle de réunion, espace de confidentialité…c’est ce que l’on appelle le flex desk. Une organisation en flex office a de nombreux avantages et permet notamment d’optimiser les locaux de l’entreprise. 

Du côté des organisations, cette méthode de travail peut aussi être très avantageuse. En effet, l’instauration du bureau flexible permet de réduire le coût de leur facture immobilière tout en gagnant le plus de mètres carrés possible. Avec l’accompagnement de spécialistes, la mise en place du flex office est relativement aisée. Le digital intervient dans un second temps, afin de piloter cette nouvelle organisation via une application mobile ou un outil web. En entreprise, depuis un outil de flex office, le service Ressources Humaines pourra piloter la vie de l’entreprise et savoir combien de collaborateurs sont présents sur le lieu de travail ou sont en déplacement. Les salariés y voient également un avantage, avec le flex office, le collaborateur a la possibilité d’améliorer ses conditions de travail, et peut s’organiser comme il le souhaite tout en réduisant son temps de transport. Il sera donc naturellement plus heureux et plus productif et pourra ainsi, améliorer son équilibre vie personnelle et vie professionnelle.

Comment fonctionnent les logiciels de flex office?

Pour être efficace, un outil flex office doit être facile d’utilisation et intuitif pour les utilisateurs et doit leur permettre de gérer leur organisation au quotidien. Un logiciel de flex office offre la possibilité aux collaborateurs de planifier leur semaine et s’organiser très facilement. La réservation de postes de travail est très simple, l’utilisateur choisit le poste souhaité, les jours et créneaux horaires de présence et reçoit une confirmation par mail. Sur son planning est alors affiché ses jours de présence au bureau et ses déclarations en home office.

L’outil permet aussi de réserver des salles de réunion et d’inviter les collaborateurs directement depuis la solution. En complément des outils, des capteurs de présence et signalétiques lumineuses peuvent indiquer la disponibilité des espaces de travail en temps réel, ce qui s’avère très pratique pour les collaborateurs, il s’agit des smart office avec IoT, à découvrir dans cet article.

Avec MOFFI, il est possible de réserver son poste de travail au moins deux semaines à l’avance, chaque poste étant plus ou moins composé d’équipements (double écrans, prises, imprimantes…) que le collaborateur sélectionne en fonction de ses besoins. Le jour J, il ne reste plus qu’au salarié de confirmer sa réservation en scannant un QR Code apposé sur son poste de travail. En effet, dans certaines entreprises qui pratiquent le flex office, les lieux de travail peuvent disposer d’un sticker avec QR Code afin de permettre aux salariés de réserver ou confirmer leur réservation. En cas d’indisponibilité, le poste de travail est de nouveau disponible pour un autre collaborateur.

Nous verrons ensuite qu’une application de flex office présente de nombreux avantages pour les entreprises. Nous vous expliquerons également comment l’utiliser au quotidien.

moffi application digital

Les avantages d’une application de flex office 

Les logiciels de flex office peuvent se révéler très utiles dans une entreprise pratiquant le travail hybride. Les applications sont généralement gratuites – incluant un abonnement payant et plus complet – et sont disponibles depuis l’App Store et le Play Store, compatibles avec la plupart des modèles de smartphone. Les outils comme MOFFI par exemple se veulent très intuitifs et ludiques, en effet, depuis l’interface, les collaborateurs pourront planifier eux-mêmes leur semaine à venir et s’organiser très facilement en réservant leur postes de travail ou se déclarer en home office. Depuis l’app, le collaborateur dispose d’une interface personnalisée avec les ressources qu’il souhaite.

Les applications offrent également la possibilité de voir les cartes du bâtiment ou chaque collaborateur peut consulter en temps réel les autres salariés présents dans l’entreprise. 

D’autres fonctionnalités peuvent s’avérer également utiles au quotidien comme la recherche de bâtiments ou de salariés et la synchronisation avec d’autres plateformes collaboratives comme Slack ou Microsoft Teams. En effet, ces outils étant utilisés quotidiennement par les collaborateurs, une synchronisation avec un outil flex office facilitera la diffusion des informations au sein des entreprises. Si une personne se déclare en home office par exemple, son statut s’ajustera automatiquement sur Slack ou Teams.

téléphone main digital

Déclaration du home office depuis l’application

Le home office est une nouvelle manière de travailler qui intéresse de plus en plus de salariés et n’est pas à confondre avec le télétravail. À l’instar du télétravail, le home office n’est pas régi par le code du travail mais sa formalisation se fait par un accord entre le salarié et l’employeur ou sur le règlement intérieur de l’entreprise. À la différence du télétravail, le home office doit être ponctuel tandis que le télétravail peut être instauré à long terme par l’entreprise.

Il est possible pour un collaborateur de se déclarer en home office directement depuis l’application mobile, et ce, pour le jour même. Depuis MOFFI, il suffit de se rendre sur la page principale de la solution et de sélectionner l’onglet home office (si votre organisme vous le permet) puis de sélectionner les créneaux et horaires souhaités. Le salarié reçoit alors une confirmation par mail et peut commencer son travail en home office, ses collaborateurs seront prévenus de son absence au bureau.

Le rôle du home office dans le travail hybride

Depuis l’application MOFFI, il est possible de déclarer des journées en télétravail et prévenir le reste de l’équipe de son absence. Le home office a de nombreux avantages : flexibilité dans les horaires de travail – cette technique permet de gagner du temps au quotidien et permet au salarié de travailler lorsqu’il le souhaite. Globalement, le home office favorise l’efficacité, la productivité et la concentration en offrant un environnement de travail plus calme que les open-spaces ou les bureaux qui peuvent s’avérer bruyants.

Conclusion

Dans un management en constante évolution où le travail hybride s’instaure de plus de plus au sein des entreprises, il est donc nécessaire de mettre en place un outil de flex office afin de gérer son organisation flexible. Pour les office manager, ce type de logiciel permet d’avoir une visibilité sur les espaces de travail et notamment sur leur occupation en temps réel avec la cartographie. L’avantage pour les DRH est d’appliquer les accords télétravail de l’entreprise en configurant les droits d’accès depuis l’application mobile.

Le travail hybride est l’avenir du travail et dispose de nombreux avantages pour les salariés : meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle, satisfaction au travail et augmentation de la productivité. Enfin, pour maximiser son efficacité, le flex office doit être piloté depuis un logiciel spécialisé. Les collaborateurs pourront ainsi effectuer toutes les manipulations comme réserver un espace de travail ou déclarer du télétravail depuis un seul et même outil. 

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