Flex office : Favoriser le bien-être au travail grâce à la flexibilité

Depuis maintenant deux ans, la notion de bien-être au travail a pris de plus en plus d’ampleur au sein des entreprises. Cela s’explique évidemment par la période compliquée et traversée par tous qui a complètement bouleversé nos habitudes de travail. Le home office s’est généralisé et est aujourd’hui adopté par beaucoup de sociétés à travers une politique d’organisation du travail hybride. Cela signifie que les collaborateurs n’ont pas de postes attitrés au sein de leur bâtiment. Ils ont aussi la possibilité d’effectuer une ou plusieurs journées de télétravail par semaine. L’objectif de ces nouveaux modes de travail ? Améliorer le bien-être et la performance au travail. Parallèlement le marché du flex office se développe à vitesse grand V. De nombreuses solutions également appelées flex office software comme MOFFI facilitent le pilotage du travail hybride.

Le flex office : qu’est-ce que c’est?

Par définition, le flex office est une organisation du travail dans laquelle les collaborateurs ne disposent pas d’un poste ou d’un bureau attitré. Ainsi, ils choisissent leur position de travail chaque jour en fonction de leurs besoins et de leurs missions du moment. Les avantages du flex office sont nombreux, d’où sa popularité croissante depuis plusieurs années maintenant. Par exemple, il s‘agit d’une organisation centrée sur le collaborateur et particulièrement adaptée à ce dernier, notamment à travers l’environnement de travail. On y retrouve généralement toutes sortes d’espaces de travail comme des box de confidentialité, des bureaux privatifs, des open spaces ou encore des salles de créativité. Le flex office a également l’avantage de permettre l’accessibilité au télétravail, selon les accords d’entreprise définis au préalable. Ce concept innovant est aussi source de bien-être pour les collaborateurs. 

L’importance du bien-être au travail

Comme expliqué précédemment, la notion de bien-être des employés au travail a pris une importance capitale suite à la crise sanitaire débutée en mars 2020. Le télétravail étant imposé par le gouvernement, beaucoup de professionnels se sont rendus compte des bénéfices procurés par cette organisation. Celui qui ressort le plus est évidemment le meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Mais le bien-être au travail ce n’est pas seulement via le home office, il faut également prendre en compte le bâtiment d’entreprise afin d’installer les conditions d’un climat de travail favorable.

Pour cela, il est intéressant de miser sur des bureaux modernes via des espaces de travail innovants mais aussi en intégrant la technologie au cœur de l’environnement de travail. Cela peut prendre la forme de tablette tactile à côté des salles de réunion qui vont permettre de voir la disponibilité et d’effectuer une réservation. Globalement, l’aménagement des espaces est capital pour proposer un environnement sain au travail. Les collaborateurs doivent pouvoir se déplacer facilement, retrouver toutes les informations dont ils ont besoin, ou encore avoir accès à des prestations de confort comme les boissons chaudes et une salle de pause. 

En favorisant le bien-être, le bureau flexible améliore-t-il aussi la performance au travail ? 

Cela ne fait aucun doute, un employé heureux est un employé plus productif ! Pour favoriser cela, plusieurs méthodes peuvent être employées par la direction comme les prêts de matériels, les avantages financiers, les tickets restaurants, etc. La mise en place du bureau flexible à également un rôle à jouer dans le bien-être et donc dans la hausse de la productivité.

Tout d’abord, beaucoup de collaborateurs estiment se montrer plus efficaces lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile. Une étude publiée par l’Institut Sapiens en 2021 indique justement que la productivité des employés exerçant leur métier à distance a augmenté de 22% sur cette année. Les raisons de cette hausse sont multiples. Parmi elles, on retrouve une réduction des distractions et perturbations telles que les pauses cafés, les déjeuners à rallonge, les bruits environnants ou encore les réunions chronophages pouvant nuire à la productivité. Le temps de trajet économisé se transforme par ailleurs en temps d’activité ou en temps de sommeil supplémentaires, permettant aux salariés d’être en meilleure forme. Le flex management a aussi son importance dans le développement du bien-être en entreprise. Un manager faisant preuve d’écoute et d’empathie auprès des collaborateurs saura mieux maintenir leur intérêt à effectuer leurs missions chaque jour. 

Comment gérer le flex office en entreprise ?

La gestion du flex office nécessite une grande organisation de la part des services ressources humaines, immobiliers mais aussi IT. Certaines entreprises débutent leur projet flex office en gérant les réservations via un document partagé de type Google Sheet. L’avantage de ce type de fonctionnement est évidemment le fait qu’il s’agisse d’une solution gratuite et accessible à tous. En revanche, elles finissent par faire face à d’autres problématiques comme des difficultés de lecture et d’organisation. Pour éviter de se retrouver dans cette situation, il est préférable d’opter pour un flex office software qui vous permettra de piloter l’ensemble de votre organisation de travail depuis un seul et même outil.

Par exemple, avec MOFFI, une entreprise possède son propre environnement de travail digital dans lequel on retrouve tous les bâtiments et espaces de travail accessibles aux collaborateurs. Ces derniers vont pouvoir effectuer des réservations directement depuis notre application, disponible sur web et mobile (iOS et Android). Ils ont également la possibilité de déclarer des journées de home office, selon les règles définies par les responsables de l’environnement. Les administrateurs ont accès à des statistiques leur donnant une visibilité sur l’occupation de leurs espaces. Notre outil flex office évolue constamment, selon les retours de nos utilisateurs. L’objectif étant de proposer logiciel SaaS le plus en adéquation possible avec les besoins des collaborateurs et les contraintes des entreprises. 

Travailler dans un environnement source de bien-être est aujourd’hui un critère de choix pour les personnes à la recherche d’un emploi. Cela prend en compte l’environnement de travail dans son ensemble, du bâtiment d’entreprise au travail à domicile. Le fait de mettre à disposition des collaborateurs un environnement de travail leur permettant d’être épanoui dans leurs missions quotidiennes améliorera leur efficacité. Enfin, la mise en place d’une politique de flex office nécessite une organisation passant par l’utilisation d’un outil spécialisé. 

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