Bureau Flexible rime avec Mobile ?

Pourquoi la flexibilité et la mobilité doivent être au coeur de votre réflexion pour le futur of work.

Aujourd’hui, selon nous, pour qu’une entreprise fonctionne bien, il faut nécessairement de la flexibilité et de la mobilité. Voilà pourquoi.

Pour être flexible il faut être mobile et pour être mobile il faut être flexible ! On aurait pu arrêter l’article là mais on s’est dit que ce serait un peu court. Pour nous, la flexibilité en entreprise, c’est la capacité à être agile, à s’adapter à son environnement. C’est à dire à s’adapter à ses clients, ses collaborateurs, ses bureaux…

C’est un état d’esprit finalement ! Et il n’y a pas une entreprise qui a la même définition de la flexibilité ou qui la présente de la même manière en interne. Et c’est tout à fait normal puisqu’il existe de nombreuses manières d’être flexible.

La mobilité quant à elle, c’est être en mesure, selon nous,  d’apporter le bon service, le bon usage, la bonne personne au bon endroit, au bon moment. C’est une notion logistique liée à tout ce qui nous entoure. Quoiqu’il en soit, ces deux termes sont extrêmement liés. Et prennent aujourd’hui plus que jamais tout leur sens en Entreprise.

Quand mobilité et flexibilité permettent de mieux gérer les coûts

On le sait, les notions de « mobilité » et de « flexibilité » sont aujourd’hui extrêmement importantes pour les collaborateurs d’une entreprise. Au-delà même d’un salaire, les futurs salariés cherchent à avoir de la flexibilité dans leur quotidien. Ils questionnent alors l’entreprise sur sa capacité à l’être. 

L’Entreprise a aujourd’hui tout intérêt à faire rimer flexibilité et mobilité pour ses Hommes d’une part mais aussi pour mieux piloter son compte de résultat, d’autre part. Prenons l’exemple de la masse salariale. Elle peut être difficile à gérer. Vous êtes en effet parfois en surnombre, parfois en sous-effectif… Pour mieux appréhender votre masse salariale, il existe un service : le portage salarial. Il permet en quelque sorte de « jouer avec les vases communicants ». Vous avez des salariés non occupés ? Ils peuvent travailler dans une autre entreprise. Vous avez un surplus d’activité ? Vous faites appel à une ressource d’une autre entreprise. C’est du partage de temps ! Et pour mettre en place ce genre de service, l’Entreprise comme les Hommes doivent à la fois être flexibles et mobiles. Dans cette équation, tout le monde est gagnant.

Les collaborateurs profitent d’une mobilité en allant dans d’autres entreprises, et font preuve de flexibilité en s’adaptant à d’autres environnements de travail. L’Entreprise quant à elle flexibilise ses coûts liés à la masse salariale et permet à ses collaborateurs d’avoir une activité diversifiée, grâce à leur mobilité.

Les espaces de travail flexibles : un enjeu lié à la mobilité et la flexibilité

Car la mobilité des espaces de travail est aussi un grand enjeu pour l’Entreprise. Aujourd’hui, nous sommes dans ce que l’on appelle « une économie de la fonctionnalité ». En clair ? On achète un usage et non un bien. Et l’usage c’est apporter le bon service au bon endroit par exemple. Pour cela, il faut nécessairement de la mobilité et de la flexibilité. Imaginez : votre entreprise fête ses 30 ans. Vous travaillez sur sa vision et vous mettez en place un grand nombre d’événements liés à cela. Il faut trouver un espacé dédié. Une fois que c’est fait,  vous aménagez la salle pour qu’elle soit en mesure de recevoir des conférences, des expositions, des ateliers pendant 6 mois par exemple…

Cet espace a donc une durée de vie limitée. Il est pourtant essentiel à l’entreprise le temps de cette période. Il a probablement nécessité de repenser les espaces de réunions, de bouger quelques bureaux voire même quelques cloisons… Cela demande donc une mobilité en interne dans la manière d’exploiter les salles de reunions et le bureaux partagés. Et une forme de flexibilité également de la part de l’Entreprise comme des collaborateurs qui ont du s’adapter et trouver d’autres espaces pour travailler, se réunir…

La mobilité et la flexibilité des espaces de travail est donc primordial. C’est avoir le bon niveau de service par rapport aux collaborateurs, au bon moment, au bon endroit.

L’information au cœur des enjeux de la mobilité  

Pour permettre cette flexibilité dans un espace de travail, il faut pouvoir faire passer la bonne information, au bon moment, aux bonnes personnes. L’information doit être ATAWAD : Any Time, Any Where, Any Device. Grâce au cloud, la mobilité de l’info est devenue hyper rapide. Et c’est cette mobilité & flexibilité que l’on attend aujourd’hui aussi en Entreprise.

On se tourne d’ailleurs davantage vers des logiciels en mode SAAS (toujours dans cette idée d’être dans l’usage plutôt que dans la possession), parce qu’on a besoin de flexibilité dans les outils pour avoir la bonne information et pouvoir la délivrer aux bonnes personnes. Les entreprises utilisent beaucoup de logiciels de gestions. Ils ont besoin de pouvoir les connecter entre eux pour diffuser la bonne information. Les DSI rencontrent par exemple de gros problèmes aujourd’hui car ils possèdent des mines d’or de data et ne savent pas comment les exploiter. Pourquoi ?  Parce qu’ils n’ont pas les outils nécessaires pour connecter le logiciel RH avec celui des commerciaux, par exemple.

Les outils eux-mêmes doivent donc être plus flexibles pour interconnecter le tout.  Chez Moffi par exemple, nous avons  un outil qui connecte les réseaux sociaux avec notre CRM. Imaginez : une personne s’est inscrite sur notre plateforme en tant que chez de projet chez Orange. Elle a quitté l’entreprise. Mon CRM n’a aucun moyen de la savoir. En revanche, elle a updaté son profil sur LinkedIn. J’ai un outil qui va alors permettre d’interconnecter la data de mon CRM avec celle de LinkedIn. Résultat : son profil est à jour dans mon CRM. J’ai donc toujours la bonne information, à l’instant T. Cela me permet alors d’avoir une communication plus fine et plus juste avec mes prospects. Ce qui est extrêmement précieux.